Werken aan ongeschreven regels
Herkennen en doorbreken van patronenUitdaging en HRO-dimensies. Het is soms lastig om achter oorzaken te komen van zaken die binnen organisaties stagneren. Een van de oorzaken kan zijn dat er sprake is van belemmerende ongeschreven regels. Ongeschreven regels zijn codes en afspraken waaraan iedereen zich houdt, zonder dat ze op papier staan of duidelijk zijn overeengekomen. Dergelijke regels geven aan ‘zo doen we dat hier’. Ze schrijven voor hoe men zich in een bepaalde situatie dient te gedragen. Ongeschreven regels komen vaak voort uit gebeurtenissen in het verleden en zijn soms gebaseerd op al lang niet meer bestaande situaties. Toch blijft men de regels aan elkaar en aan nieuwe medewerkers doorgegeven. Iedereen houdt zich eraan, zelfs als je het er niet mee eens bent. Ongeschreven regels zijn voor individuen lastig te doorbreken, omdat ze zichzelf daarmee buiten een team of groep plaatsen. Het op zijn minst onderkennen van ongeschreven regels is een voorwaarde om gebrek aan alertheid en veerkracht te begrijpen en aan te pakken. Hoe doe je dat?
Samenvatting. De essentie van de aanpak is dat je de ongeschreven regels inzichtelijk maakt. Zodra ze bekend zijn en op papier staan, kun je er met elkaar wat aan doen. Bijvoorbeeld door te bespreken of een regel al dan niet zinvol is. Voor het helder maken van ongeschreven regels zijn verschillende wegen bewandelen: van uitgebreide enquêtes en interviews, het gestructureerd inventariseren en bespreken in een groep, tot aan het voeren van gesprekken met nieuwe medewerkers die ongeveer een maand aan het werk zijn. Vooral de laatstgenoemde werkwijze kan snel resultaat opleveren. Nieuwe medewerkers zullen je ongetwijfeld kunnen vertellen waar zij tegenaan lopen, wat hen opvalt en wat hen wordt aangeleerd. Hieronder staat een meer algemeen toepasbare methode uitgewerkt.
Verdere tips en adviezen. Het doorbreken van ongeschreven regels op persoonlijke titel is niet gemakkelijk. Stel bijvoorbeeld dat je binnen het bedrijf de jarig-gebak-trakteer-regel hebt. Als je met stroopwafels aankomt, omdat je het eigenlijk te gek vindt om 25 gebakjes te kopen, zal dat voor veel opmerkingen zorgen. Lastig. Bij het echt bespreken van die regel met elkaar zal evenwel blijken dat veel meer mensen er vanaf willen. Als dat duidelijk is, kun je als collectief besluiten dat je het niet meer doet.
Ongeschreven regels ontstaan vaak in periodes waarin minder daadkrachtig leiding is gegeven, weinig aandacht en waardering bestond, en conflicten konden doorsudderen. Situaties die soms jaren geleden aan de orde waren, en nu niet meer spelen, maar toch in de cultuur van een groep ongeschreven regels hebben achtergelaten. Ze blijven voortbestaan zonder dat iemand checkt of ze nog wel relevant of functioneel zijn.