Start van de dag of week
HRO praktijken voor alledagUitdaging en HRO-dimensies. Veel organisaties herkennen de keiharde les bij cultuurverandering en -ontwikkeling: ‘Het zakt na een tijdje allemaal weer weg.’ Collectieve en individuele alertheid en veerkracht moeten worden onderhouden. Regelmatig moet je elkaar eraan herinneren waarom dit belangrijk is en wat je eraan doet. Een manier om dat te doen is om er elke dag even kort bij stil te staan. Tegelijkertijd creëer je een geïnformeerde cultuur, je communiceert (ook naar externen) dezelfde waarden, je leert sneller van fouten en zaken die mis zijn gegaan, en je werkt aan de onderlinge relaties waarin mensen zorgen delen.
Samenvatting. Elke twee weken of maandelijks in een overleg om met elkaar af te stemmen, blijkt vaak niet voldoende te zijn. Een meer effectieve praktijk is wekelijks of nog beter dagelijks gedurende korte tijd bij elkaar te komen. Start elke dag met 10 minuten voor een gezamenlijk moment, waarin je terugblikt op de vorige dag en vooruitkijkt op de komende werkzaamheden. Op die manier krijgt iedereen dezelfde informatie en kun je stilstaan bij mogelijke problemen, of problemen die gespeeld hebben. Door een strak gestructureerde agenda hoeft dit niet heel veel tijd te kosten. Tijd die je overigens makkelijk inhaalt omdat verwarring en incidenten worden voorkomen.
Voorbeeld. Verschillende organisaties passen een dergelijke praktijk toe. Er zijn vele varianten. Vaak zie je dat er staand vergaderd wordt. Dat roept, in tegenstelling tot een vergaderruimte met tafels, stoelen en projectoren, de associatie op van ‘snel ter zake komen’ en ‘even de koppen bij elkaar steken’. Zie ook het voorbeeld hieronder.
Hulpmiddelen. Een kaartje met daarop bijvoorbeeld de volgende agenda:
- Rondje: Mededelingen (geïnformeerde cultuur)!
- Rondje: Welke zaken zijn er gisteren niet echt goed gegaan?
- Rondje: Wat zijn belangrijke zaken die vandaag op de agenda staan?
- Welke zorgen hebben we? Wat gaan we vandaag daaraan doen?
- Rondje: Zijn er andere zwakke signalen?
- Afronding.