Staff Ride

Uitdaging en HRO-dimensies. Als er iets onverwachts is gebeurd, roept dit meerdere vragen op. Wat is op het gedrag van mensen voor en tijdens een onverwachte gebeurtenis van invloed geweest? Welke patronen, veronderstellingen, waarden en overtuigingen hebben in het verloop van de gebeurtenissen een rol gespeeld? En hoe hebben deze onbedoeld bijgedragen aan de onverwachte gebeurtenis? Bijvoorbeeld omdat zwakke signalen over het hoofd zijn gezien of ongewenste situaties werden getolereerd. We gebruiken een incident of bijna ongeluk als unieke kans om dieper in de cultuur van groepen en organisaties te kijken. Wat leert een incident ons over HRO-praktijken en condities? Of regels wel of niet opgevolgd zijn, of systemen wel of niet goed ontworpen zijn, is daar een onderdeel van. Maar het is geen doel op zich.

Samenvatting. Bij een staff ride (zie voor nadere informatie het hoofdstuk Bronnen) ga je met een groep personen, die een onverwachte gebeurtenis wil onderzoeken en beter wil begrijpen, naar de plaatsen waar zich de gebeurtenis heeft afgespeeld. Dit kunnen verschillende plaatsen zijn omdat bijvoorbeeld bij een incident iemand op plaats A iets ontdekt, dat meldt aan een persoon op plaats B, die vervolgens hulp vraagt bij mensen op plek C. Deze plaatsen noemen we stations. De stations worden bemand door experts van de situaties (mensen die op een of andere manier betrokken zijn). De deelnemers splitsen zich op in even zoveel interviewteams als er stations zijn (drie tot vijf) en draaien in een carrousel langs alle stations voor korte interviews. Er komen vervolgens verschillende analyses op tafel omdat ieder team bij een ander station begint. De experts vertellen hun verhaal elke keer als een team langskomt en beantwoorden vragen. Nadat de teams met alle betrokkenen gesproken hebben, trekken zij zich terug en maken met behulp van een tijdsas een analyse van de gebeurtenis. Deze analyses zullen meerdere kanten belichten. Een staff ride wordt ook wel aangeduid met Gebeurtenis Analyse of Reconstructie op Locatie.

Belangrijke karakteristieken van de staff ride zijn:

• Mensen spreken onder meer met collega’s en partners die zij in het dagelijkse werk niet of nauwelijks tegenkomen – er gaan vaak werelden open.
• Het incident is heel concreet en soms pijnlijk. Er wordt vaak met emotie en op intense wijze uiting gegeven aan onvermogen of frustraties. Bijvoorbeeld omdat zaken al langer spelen, maar nooit goed zijn opgelost – mensen gaan zich veel meer als belanghebbende gedragen en de staff ride zien als een unieke gelegenheid om een stap te zetten.
• Omdat de reconstructie blame free is en er ruim de tijd wordt genomen voor de interviews, kunnen mensen veel gedetailleerder vertellen over wat er gebeurd is – de kleinste details, vaak de echte beïnvloeders van gedrag, komen aan bod.
• Door personen aan de interviewteams toe te voegen die geen band hebben met het vraagstuk en de betrokkenen, de zogeheten aliens, worden de meest basale vragen gesteld.
• Door zoveel mogelijk op locatie te werken krijgen mensen een veel rijker beeld van de context van een gebeurtenis en de omstandigheden waarin mensen hebben moeten werken en besluiten.

Samenvattend: bij een staff ride staat de setting centraal waarin mensen met elkaar organiseren. Dit organiseren verliep blijkbaar zodanig dat bijvoorbeeld kleine misverstanden genegeerd werden, er geen collectief overzicht was, bepaalde vragen niet meer aan elkaar gesteld werden, of zaken gesimplificeerd werden. Aan dit gedrag liggen vanzelfsprekend dieper liggende patronen ten grondslag. In de staff ride worden deze zaken blootgelegd. De methode heeft daarmee een ander vertrekpunt dan de meer klassieke manieren van analyseren van incidenten. Daarin staat het incident centraal en de lijnen die daarnaartoe geleid hebben.

Voorbeelden. De methode kan op verschillende wijze voor uiteenlopende onverwachte gebeurtenissen gebruikt worden. Niet alleen voor grote incidenten. Zo kan bijvoorbeeld de uitloop van werkzaamheden bij een project centraal staan. Een illustratie daarvan is de evaluatie van een groot verkeersproject binnen een gemeente waarin drie middagen zijn georganiseerd rond drie aspecten die niet volgens plan en met diverse onverwachte gebeurtenissen waren verlopen (tegenvallers op financieel vlak, op logistiek vlak en de planning van bouwwerkzaamheden). Elke middag is er een staff ride gehouden rond een van deze thema’s. In dit voorbeeld hebben de staff rides niet op de verschillende locaties plaatsgevonden. Deze werden wel eerst bezocht en in presentaties toegelicht. Daarna werd in drie aparte zalen van een kantoor het proces doorlopen.