Blame Free Evaluation (BFE)

Uitdaging en HRO-dimensies. Incidenten of onverwachte gebeurtenissen zijn niet de enige mogelijke kansen om een diepe blik te werpen in de cultuur van een groep of organisatie. Ook slepende kwesties waar steeds meer mensen zich aan ergeren of moedeloos van worden, kunnen een unieke kans bieden om onderliggende patronen en opvattingen zichtbaar te maken. Ook een mislukte opdracht of tegenvallende uitkomst van een project kan onderwerp zijn van een blame free-evaluatie. Evenals bij de staff ride richt de blame free-evaluatie zich op situaties waarin vraagstukken maar niet tot een oplossing kunnen worden gebracht. Men baalt ervan, het demotiveert, en het zit andere ontwikkelingen in de weg. Mensen zijn dan makkelijk te motiveren om er met andere betrokkenen goed naar te kijken.

Samenvatting. Doel van de methode is om gezamenlijk te doorgronden waarom mensen deden wat zij deden. Of doen wat ze doen. Een ongewenste situatie kan immers nog steeds doorzeuren. Welke invloeden zijn er op het gedrag en waarom verandert de situatie niet? Een blame free-evaluatie levert inzicht in de onderliggende (al dan niet) disfunctionele patronen en gedragingen die ten grondslag liggen aan een ongewenst proces of aan een onverwachte gebeurtenis. Uitgangspunt is dat dit blame free gebeurt. We gaan niet op zoek naar schuldigen, maar naar hoe dit heeft kunnen gebeuren (ondanks handboeken, afspraken en procedures). De grote vragen zijn steeds: wat we van de situatie kunnen leren, wat we anders kunnen doen en hoe we vergelijkbare situaties in de toekomst kunnen voorkomen.

Des te meer actie tijdens de evaluatie, des groter het rendement en de impact. Met actie bedoelen we dat veronderstellingen, interpretaties, vragen direct en ter plekke worden uitgezocht. De opmerking ‘Ik weet niet of dit nu al gebeurd is’ wordt direct uitgezocht.

Voorbeelden. Een of meerdere mislukte offertes, afspraken die maar niet worden nagekomen, klachten van klanten waarvan je niet weet wat ermee gedaan wordt, een boze collega die boos blijft, structureel te laat op een vergaderingen komen, verschillende interpretaties van een ogenschijnlijk duidelijke vraag die blijven voortbestaan, steeds ja zeggen en nee blijven doen, sluipende of plotselinge verandering in opstelling van een partner enzovoorts.

Concreet voorbeeld is een uitgebreide blame free-evaluatie die we met drie groepen in een grote productieonderneming hebben gedaan. Betrokken waren: de medewerkers van de afdeling Productie zelf, de afdeling Engineering, en de afdeling Groot Onderhoud. Er was vier (!) jaar geleden gevraagd om een wijziging van de installatie. Men wilde een handmatige en risicovolle handeling (aftappen van een brandbare katalysator) vervangen door een eenvoudig systeem met een paar kleppen en een opvangvat. Niemand wist op een gegeven moment meer wat de stand van zaken was, irritaties liepen op, verwijten gingen over en weer, en de lust om gezamenlijk aan een veilige cultuur te werken werd steeds minder. In de evaluatie lukte het, na enige tijd, om te stoppen met zwartepieten en om gezamenlijk een tijdlijn te maken. We hadden de tijd om direct zaken te toetsen of op te zoeken. Na enig speurwerk werd aan het einde van de workshop duidelijk dat het nieuwe systeem al een half jaar in het magazijn stond van een andere afdeling. De oogst was nog groter omdat in de evaluatie nog meer misverstanden opgehelderd konden worden.